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Artikel anzeigen: Dokumente

In rentingforce können beliebig viele Dokumentenvorlagen erstellt werden, die dann im Programm zu konkreten Datensätzen (z.B. Anfrage, Buchung) generiert werden können. Die Vorlagen können hierbei im Vorlageneditor durch den Benutzer selbst erstellt und vollständig angepasst werden.

In diesem Artikel werden wir kurz den Grundaufbau des Editors erklären. In Unterartikeln gehen wir auf die Funktionen detaillierter ein. Außerdem gibt es einen FAQ-Bereich für die häufigen Fragen, der stetig erweitert wird.

Grundaufbau des Dokumenteneditors

In der Mitte des Editors befindet sich wie beispielsweise in Word eine Eingabeoberfläche, in der Sie einfach Ihre Texte vom Mietvertrag, für eine Rechnung oder ähnliches einfügen können. Es stehen Ihnen dabei diverse Formatierungshilfen aber auch Tabellen, Bilder usw. zur Verfügung. Im weiteren werden wir nun zuerst auf den Grundaufbau des Editors eingehen.

(1) Hinter dem Hamburgermenü verbirgt sich die Auswahl der zu bearbeitenden Vorlage. Neue Dokumentenvorlagen können Sie ebenfalls über dieses Menü anlegen. Standardmäßig gibt es am Anfang bereits globale Systemvorlagen, die Sie einfach auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen können.

(2) Dokumente haben einen Aktivitätsstatus, inaktive Dokumentenvorlage werden dabei nur im Vorlageneditor angezeigt und stehen nicht als Dokumente beispielsweise im Vorgang zur Verfügung. Wenn man also Dokumente neu entwerfen und gestalten möchte, empfiehlt sich zunächst der Status inaktiv.

(3) Den Namen des Dokuments können Sie durch einen einfachen Klick auf den Namen ändern. Speichern können Sie diesen durch die Eingabetaste. Wenn Sie die Sprachversion bei (4) wechseln, wird entsprechend auch der Name geändert.

(4) rentingforce unterstützt die mehrsprachige Kommunikation mit Kunden, deshalb können selbstverständlich auch mehrere Sprachversionen eines Dokuments verwaltet werden. Es empfiehlt sich, dass man zunächst das Dokument in einer Sprache vollständig fertigstellt. Anschließend kann man einfach zusätzliche Sprachversionen anlegen, dabei wird immer das ursprüngliche Dokument dupliziert und man muss nur die zu übersetzenden Passagen anpassen.

(5) Die Aktionenleiste bietet gängige Aktionen wie Speichern, Duplizieren oder Löschen. Sie müssen Ihre Änderungen immer speichern, diese werden nicht automatisch gespeichert. Das Duplizieren ermöglicht das Testen von Änderungen in einem duplizierten Dokument und schützt so Ihr Original. Wenn Sie ein Dokument löschen möchten, können Sie das ebenfalls hier tun. Einmal gelöschte Dokumente können grundsätzlich nicht wiederhergestellt werden.

(6) Wenn Sie ein Briefpapier hinterlegen wollen, die Seitenränder bearbeiten oder zusätzliche Einstellungen wie Anhänge verwalten wollen, nutzen Sie die Einstellungen zum Dokument (Document Settings).

(7) Sie können im Dokument selbst neben einfachen Texten und Formatierungen auch sogenannte Widgets einfügen. Ein Widget ist beispielsweise ein Platzhalter (Placeholder), also ein Kundenname oder das Startdatum eines Mietvorgangs. Aber auch die Liste der Vermietungsobjekte kann darüber abgebildet werden.

FAQ zu den Dokumenten

Wie können Elemente innerhalb des Dokuments verschoben werden?

Elemente können einerseits per Drag&Drop verschoben werden, andererseits aber auch mit den klassischen Steuerungsbefehlen. In Windows beispielsweise Strg + X (Ausschneiden) und Strg + V (Einfügen), bei Mac entsprechend statt Strg / Ctrl, die Mac-Taste benutzen.

Wie können Bilder zu einem Dokument hinzugefügt werden?

Sie können Bilder einfach per Drag&Drop in den Dokumenten-Editor hineinziehen. Diese werden dann automatisch hochgeladen und stehen Sekunden später im Dokument zur Verfügung. Die Position kann anschließend noch frei gewählt werden.


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