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Artikel anzeigen: Wie funktionieren automatische E-Mails?

Die App "Automatische E-Mail" versendet eine bestimmte E-Mail-Vorlage zu einem bestimmten Zeitpunkt einer Buchung. Um das zu konfigurieren, müssen die folgenden Schritte durchgeführt werden.

  • Legen Sie eine entsprechende E-Mail-Vorlage an.
    Sollten Sie eine bestehende Vorlage versenden wollen, ist das natürlich auch möglich. Eine Übersicht ihrer Vorlagen finden Sie unter Konfiguration > Vorlagen > E-Mails.
    Stellen Sie sicher, dass der Empfänger auch korrekt auf den Kunden / die Agentur gestellt ist. Sollten Sie Anhänge verwenden und Dokumente anfügen, die in manchen Konfigurationen nicht verfügbar sind (Stornorechnungen o.Ä.), können Sie das Dokument als "benötigt" markieren, um einen Versand der E-Mail ohne das Dokument zu unterbinden. Soll die E-Mail auch bei einem fehlenden Dokument gesendet werden, markieren Sie den Anhang als "optional" an.
     
  • Fügen Sie eine "Automatische Mail"-App hinzu (Apps > Automatische Mail).
    Dort wählen Sie zunächst die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage aus. Als Aufruf-Interval empfiehlt sich in den meisten Fällen "täglich", es sei denn, die exakte Uhrzeit ist beim Versand von Relevanz.
    Unter Zeit lässt sich nun der Zeitpunkt des Versands einstellen. Als Empfänger wählen Sie anschließend noch aus, wer die E-Mail erhalten soll.

Wie kann ich kontrollieren, ob meine Mails versand werden?

Alle versandten Mails finden Sie in ihrem Postausgang. Außerdem können Sie einen Standard-BCC hinterlegen oder nur der automatischen E-Mail-Vorlage einen BCC-Empfänger geben, um alle Mails an den Kunden nochmal selbst zu bekommen.

 


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