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2. digitale Übergabe

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die digitale Übergabe, also Ausgabe und Rückgabe von Mietobjekten, in rentingforce eingerichtet wird und wie sie funktioniert. 

Für die digitale Übergabe in rentingforce sind grundsätzlich 3 Dinge notwendig: 

1. angelegte benutzerdefienierte Felder zur Übergabe
2. Dokumente als Protokolle für Ausgabe und Rückgabe (ein automatisches Protokoll wird von rentingforce bereit gestellt) 
3. die App, installiert auf einem Smartphone oder Tablett

Im folgenden wird davon ausgegangen, dass die von rentingforce bereitgestellten Protokolle zur Übergabe verwendet werden. Mit der Bezeichnung 'Übergabe' wird immer Ausgabe und Rückgabe bezeichnet. Wenn einer der Prozesse separt angesporchen wird, wird das entsprechend detulich gemacht. 

Benutzerdefinierte Felder für die Übergabe anlegen

Klicken Sie zunächst in der Navigationsleiste auf der linken Seite auf Konfiguration und anschließend auf benutzerdefienierte Felder. Der benötigte Reiter befindet sich in der Leiste ganz rechts: Übergabefelder

Um ein neues Feld anzulegen klicken sie auf '+ Übergabefeld hinzufügen'. Anschließend öffnet sich die Maske zur Anlage eines neuen Feldes. Wählen Sie zunächst die Fahrzeuggruppe aus, für die das Feld angezeigt werden soll. Es wird empfohlen, Übergabefelder immer für alle Fahrzeuggruppen anzulegen und falls nötig im Nachhinein einzelne Gruppen auszuschließen. Wenn ein Feld nur für eine einzelne Gruppe angelegt wird, ist es später nicht mehr möglich dieses Feld auch für weitere Fahrzeuggruppen anzeigen zulassen.   

Vergeben Sie als erstes einen Namen für das Feld. Dieser Name wir dem Mitarbeiter bei der Übergabe angezeigt und erscheint anschließend auf dem Protokoll.

Dann sollte eine Priorität vergeben werden. Diese Priorität ordnet die Reihenfolge der Anzeige der Felder, sowohl in der App als auch auf dem Protokoll. Es ist zu empfehlen, die Prioritäten der Felder mit großem Abstand zu wählen, also etwa in 10er oder sogar 100er Schritten. Sie haben so die Möglichkeit, im Nachhinein weitere Felder zwischen die bestehenden einzuordnen, ohne alle Folgenden bearbeiten zu müssen.

Wählen Sie nun den Typ des Feldes. Es steht zur Auswahl: Checkbox, Text oder Nummer. Je nachdem, was dieses Feld abfragen soll, muss der passende Typ gewählt und dadurch die möglichen Eingebemöglichkeiten vorgegeben werden. Die Checkbox stellt eine Ja-Nein-Abfrage dar, der Typ Text öffnet ein Feld zur Texteingabe und die Nummer lässt ausschließlich die Eingabe von Ganzzahlen zu.

Die Vergabe eines PDF-Platzhalternamens ist obligatorisch. Sie müssen in dieses Feld also einen Wert eintragen, wobei Umlaute, Sonderzeichen und Leerzeichen ausgeschlossen sind. Der Platzhalter dient dazu, das Feld an einem bestimmten Platz auf einem Dokument abzubilden. Diese Funktion wird bei Verwendung der bereitgestellten, automatischen Protokolle von rentingforce nicht benötigt, muss aber dennoch ausgefüllt werden. Unsere Empfehlung ist es, einen Buchstaben zu wählen und die Priorität des Feldes zu wiederholen. Für ein Feld mit der Priorität 10 könnte dies also f10 lauten, für das Feld mit Priorität 20 f20 usw.

Unterhalb haben Sie die Möglichkeit, einen zusätzlichen Text zum Übergabefeld hinzuzufügen. Dies dient dazu, dem Mitarbeiter, der die Übergabe durchführt einen Hinweis zu geben, was bei diesem Feld zu tun ist. Wenn Sie beispielsweise den Tankstand als Text erfassen möchten, könnten in diesem Textfeld die möglichen Eingaben (1/1, 3/4, 1/2, 1/4, leer) aufgeführt sein, damit klar ist, welcher Text hier einzutragen ist. Dieser Text wird nur dem Mitarbeiter angezeigt und erscheint nirgendwo sonst.

Entscheiden Sie als nächstes, ob dieses Feld aktiv oder zunächst inaktiv sein soll. Ist es aktiv, wird es in der App und auf dem Protokoll angezeigt. Falls Sie ein Feld nur für eine Fahrzeuggruppe erstellen möchten, wählen Sie hier inaktiv und aktivieren Sie es anschließend für die entsprechende Fahrzeuggruppe einzeln (Erklärung folgt). Das erspart Ihnen ein wenig Arbeit.

Zuletzt wählen Sie aus, ob das Feld bei Aus- und Rückgabe angezeigt werden soll oder nur bei einem der beiden Prozesse. Setzen Sie den Haken vor 'Verfügbar bei' und wählen Sie anschließend die gewünschten Optionen aus. 

Nachdem Sie auf 'Speichern' geklickt haben, können Sie das erstellte Feld für die einzelnen Fahrzeuggruppen anpassen. Klicken Sie dafür auf den Eintrag unter dem erstellten Feld in die Spalte der Fahrzeuggruppe, für die sie es anpassen möchten: 

Bearbeitung der Fahrzeuggruppe 'Hymer Free'

Alternativ können Sie auch auf 'anpassen' klicken und dann die Fahrzeuggruppe, die Sie anpassen möchten auswählen. Sie können nur die untersten drei Felder pro Fahrzeuggruppe einstellen. Ändern Sie also den Text für den Mitarbeiter ab, stellen Sie ein, ob das Feld für die Gruppe aktiv oder inaktiv sein soll und justieren Sie, ob das Feld bei nur bei Aus- oder Rückgabe oder beide Male angezeigt werden soll. Wenn das Feld für alle Fahrzeuggruppen gleich funktionieren soll, können Sie diesen Schritt überspringen. 

Legen Sie nun alle relevanten Felder für die Übergabe an.

Dokumente als Protokolle für Ausgabe und Rückgabe

rentingforce bietet Ihnen ein fertiges, funktionierendes und für die Übergabe optimiertes Protokoll an. Jeweils ein Protokoll für die Ausgabe und die Rückgabe. Wenn Sie diese Protokolle nutzen oder testen möchten, sprechen Sie gerne unseren Support an unter support@rentingforce.com. Wir stellen Ihnen dann gerne die Dokumente in Ihrem Account zur Verfügung. Anschließend ist es wichtig einzustellen, welche Protokolle die App mit Informationen befüllen soll. Wählen sie die entsprechenden Dokumente aus unter Konfiguration -> Einstellungen: Übergabe. 

Die rentingforce App

Die genau funtkionsweise der App haben wir für Sie in dem folgenden Video dargestellt: 

Video demnächst verfügbar!